🤖 AI Automation in Haufe X360 – KI direkt in Ihre Geschäftsprozesse integrieren

[Sandra]

AI Automation in Haufe X360 – KI direkt in Ihre Geschäftsprozesse integrieren

Künstliche Intelligenz wird in vielen Unternehmen bereits genutzt – häufig jedoch losgelöst von den eigentlichen Geschäftsprozessen. Texte werden in ChatGPT formuliert, E-Mails optimiert oder Informationen recherchiert. Der eigentliche Mehrwert entsteht jedoch erst dann, wenn KI dort eingesetzt wird, wo täglich gearbeitet wird: direkt im ERP-System.

Mit dem kommenden Major Release 2026R1 erweitert Haufe X360 sein KI-Portfolio um AI Automation – eine neue Funktion, mit der sich Künstliche Intelligenz nahtlos in bestehende Geschäftsprozesse integrieren lässt.

Anstatt Daten zwischen verschiedenen Anwendungen auszutauschen oder manuell zu bearbeiten, können wiederkehrende Aufgaben künftig direkt innerhalb von Haufe X360 automatisiert werden – sicher, nachvollziehbar und vollständig steuerbar.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie AI Automation funktioniert, welche Vorteile sie bietet und warum dieser Ansatz einen wichtigen Schritt in Richtung intelligenter ERP-Prozesse darstellt.

Was ist AI Automation?

AI Automation erweitert bestehende Prozesse in Haufe X360 um KI-gestützte Aktionen.

Dabei geht es nicht darum, Mitarbeiter zu ersetzen. Vielmehr übernimmt die KI zeitaufwendige Routinearbeiten, bereitet Informationen auf und unterstützt Anwender bei wiederkehrenden Aufgaben.

Im Gegensatz zu klassischen Automatisierungen arbeitet AI Automation nicht ausschließlich regelbasiert.

Die KI kann beispielsweise:

• Texte verstehen und analysieren
• Inhalte zusammenfassen
• Informationen klassifizieren
• neue Inhalte generieren
• Datensätze vervollständigen
• Feldwerte automatisch aktualisieren
• Entscheidungen vorbereiten

Dadurch entstehen intelligente Workflows, die deutlich mehr leisten als klassische Wenn-Dann-Regeln.

KI arbeitet direkt im ERP – nicht daneben

Viele Unternehmen nutzen heute bereits KI-Werkzeuge.

Doch häufig entsteht dabei ein Medienbruch:

Informationen werden aus dem ERP kopiert, in eine KI eingefügt und anschließend wieder zurück ins System übertragen.

Mit AI Automation entfällt genau dieser Zwischenschritt.

Die KI arbeitet direkt innerhalb von Haufe X360 und aktualisiert Datensätze unmittelbar im jeweiligen Screen. Der komplette Ablauf – von der Datenerfassung über die KI-Verarbeitung bis zur Rückgabe der Ergebnisse – erfolgt innerhalb eines durchgängigen Prozesses.

Welche Aufgaben kann AI Automation übernehmen?

Die Einsatzmöglichkeiten sind vielfältig.

Bereits heute lassen sich unter anderem folgende Szenarien umsetzen:

Supportfälle automatisch zusammenfassen

Supporttickets enthalten häufig umfangreiche Kommunikationsverläufe.

AI Automation erstellt daraus automatisch strukturierte Zusammenfassungen und kann zusätzlich die Stimmung eines Kunden klassifizieren.

Dadurch erhalten Servicemitarbeiter schneller einen Überblick über den aktuellen Vorgang.

Abschlussnotizen standardisieren

Nach Abschluss eines Supportfalls lassen sich einheitliche und vollständige Closure Notes automatisch erzeugen.

Das sorgt für eine bessere Dokumentation und spart wertvolle Zeit.

Verkaufschancen aufbereiten

Im Vertrieb kann AI Automation Opportunity Summaries erstellen und die wichtigsten Informationen für das Vertriebsteam strukturiert zusammenfassen.

Neue Mitarbeiter oder Kollegen erhalten dadurch wesentlich schneller einen vollständigen Überblick.

Kundenantworten optimieren

Antworten auf Kundenanfragen können sprachlich überarbeitet oder an einen gewünschten Kommunikationsstil angepasst werden.

So entstehen professionelle und konsistente Antworten mit deutlich geringerem Aufwand.

Artikelbeschreibungen automatisiert erstellen

Ein besonders spannender Anwendungsfall für Handelsunternehmen:

Aus vorhandenen Stammdaten lassen sich automatisch aussagekräftige Produktbeschreibungen generieren oder bestehende Texte standardisieren und erweitern.

Gerade bei großen Artikelbeständen kann dies erhebliche Zeitersparnisse bringen.

Eigene KI-Strategie statt starrer Standardlösungen

Ein wesentlicher Unterschied zu vielen anderen KI-Lösungen besteht darin, dass Haufe X360 keine festen Anwendungsfälle vorgibt.

AI Automation stellt Unternehmen ein flexibles Werkzeug zur Verfügung, mit dem sie ihre eigene KI-Strategie umsetzen können.

Dabei können beliebig viele Automatisierungen für einen Datensatz definiert und individuell auf die jeweiligen Geschäftsprozesse abgestimmt werden. Zusätzlich stehen bereits vorgefertigte Prompt-Bibliotheken als Einstieg zur Verfügung, die als Vorlage für eigene Entwicklungen genutzt werden können.

Dadurch lassen sich neben den mitgelieferten Beispielen auch ganz individuelle Szenarien realisieren.

Beispiele aus der Praxis könnten sein:

• automatisches Ermitteln des Bundeslandes anhand einer Postleitzahl
• Preisvergleiche mit externen Plattformen
• automatisierte Preisaktualisierungen
• Klassifizierung eingehender Informationen
• individuelle Datenanreicherung
• unternehmensspezifische Workflows

Die Möglichkeiten orientieren sich nicht an einem festen Funktionsumfang, sondern an den eigenen Geschäftsprozessen.

Bring Your Own LLM – volle Flexibilität

Ein weiterer großer Vorteil:

Mit AI Automation entscheiden Unternehmen selbst, welches Sprachmodell verwendet werden soll.

Unterstützt werden unter anderem:

• OpenAI
• Microsoft Azure OpenAI
• Anthropic
• AWS

Die Verbindung erfolgt über die jeweilige LLM-Schnittstelle.

Dadurch behalten Unternehmen die volle Kontrolle über:

• den verwendeten Anbieter
• die Kosten
• die Vertragsbedingungen
• den Funktionsumfang

Haufe X360 übernimmt dabei die komplette Orchestrierung der Automatisierung – von der Datenerfassung über das Feldmasking bis zur Verarbeitung der Antworten.

Sicherheit und Governance stehen im Mittelpunkt

Gerade beim Einsatz von KI spielt Datensicherheit eine zentrale Rolle.

Deshalb bringt AI Automation bereits ab Werk umfangreiche Governance- und Sicherheitsfunktionen mit.

Automatisches Daten-Masking

Sensible Informationen wie personenbezogene Daten, Preise oder Kontoinformationen werden vor der Übertragung an das Sprachmodell automatisch durch Platzhalter ersetzt.

Erst nach der Verarbeitung werden die ursprünglichen Werte wieder innerhalb von Haufe X360 eingesetzt.

Die sensiblen Informationen verlassen das ERP-System somit nicht im Klartext.

Wiederverwendbare Systemanweisungen

Unternehmensweite Vorgaben, Formatierungen oder Tonalitäten können zentral definiert werden.

Diese Regeln werden anschließend automatisch auf alle Automatisierungen angewendet.

Dadurch entstehen konsistente Ergebnisse über sämtliche Prozesse hinweg.

Verschlüsselte Verbindungsparameter

Sämtliche Verbindungsparameter werden verschlüsselt gespeichert.

Sensible Informationen bleiben dauerhaft geschützt.

Schnell produktiv durch vorgefertigte Prompts

Der Einstieg gelingt besonders einfach.

Haufe X360 liefert bereits zahlreiche einsatzbereite Prompts für typische Geschäftsprozesse mit.

Dazu gehören beispielsweise:

• Case Summary
• Closure Notes
• Opportunity Summary
• Customer Reply Refinement
• Stock Item Description

Diese Vorlagen können direkt verwendet oder als Ausgangspunkt für individuelle Automatisierungen genutzt werden.

Unser Fazit

Mit AI Automation zeigt Haufe X360 einen interessanten Ansatz für den produktiven Einsatz von Künstlicher Intelligenz im ERP.

Im Mittelpunkt steht nicht ein einzelner KI-Anwendungsfall, sondern eine flexible Plattform, mit der Unternehmen ihre eigenen Prozesse intelligent erweitern können.

Statt starre Funktionen vorzugeben, erhalten Unternehmen die Freiheit, ihre individuelle KI-Strategie umzusetzen – mit voller Kontrolle über Daten, Modelle und Governance.

Gerade für Unternehmen, die KI langfristig in ihre Geschäftsprozesse integrieren möchten, bietet AI Automation damit eine zukunftsorientierte Grundlage.

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24.09.2026

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